Ulf Valentin: Als ich kürzlich bei einem Unternehmen war, was ich mit dem Thema Kältetechnik beschäftigt, haben wir uns mit dem Vertriebsleiter über Digitalisierung unterhalten und dabei ist aufgefallen, dass im CRM über 1000 Aufträge hängen und da habe ich gefragt, warum hängen die im System, sind die Angebote nicht passend für die Kunden? Und dann sagt der Vertriebsleiter, nein, die werden schlichtweg nicht abgearbeitet. Und dann habe ich gesagt, aber warum nicht? Er sagt, ja, wird einfach nicht gemacht. Das fand ich natürlich aus Digitalperspektive kurios. Es ist aber gar kein Einzelfall, wie ich dann festgestellt habe, sondern das ist ganz häufig Vertriebsrealität, dass Aufträge gelegt werden und die nicht unbedingt nachgehalten werden. Und warum das so ist, darüber möchte ich gerne heute sprechen, weil es ist einerseits die Daten, die Aufträge, die Transparenz und auf der anderen Seite natürlich das Mindset. Wie schaffe ich es denn, dass die Mitarbeiter das auch tun? Und heute habe ich einen Gast dabei, der aus der Industrie kommt, aus der Stahlbranche kommt.

Marco Altenhöfer: Ja, schönen guten Tag. Mein Name ist Marco Altenhöfer. Ich bin Sales Director für das Produkt Blankstahl und Value Added Products bei der GMH Gruppe. Die GMH Gruppe ist ein Stahlwerk, ein Traditionsunternehmen in Familien geführt und stellt Rundprodukte für Spezialstahl her in Richtung Stabstahl und Blankstahl.

Ulf Valentin: Stahl ist natürlich jetzt mal so ein Markt, den man wahrscheinlich nicht als Digitalisierungsvorreiter sehen würde. Wie würdest du so den Reifegrad der Stahlindustrie betiteln beim Thema Digitalisierung?

Marco Altenhöfer: Stahlunternehmen sind sehr traditionelle Unternehmen. Das heißt, man beschäftigt sich seit Jahren, man hat die gleichen Prozesse, gleiche Produkte, viele Firmen sind sehr ähnlich. Das heißt, Reifegrad ist noch sehr am Anfang. Man startet, man versucht, sich dem Thema zu öffnen, aber scheitert dann auch sehr, sehr häufig dann an der Umsetzung.

Ulf Valentin: Okay. Wann war für dich so ein persönlicher Moment, wo dir klar wurde, dass Daten und Technologie für euch im Geschäft sehr wichtig sind und sehr wichtig sein wird in Zukunft?

Marco Altenhöfer: Ich bin jetzt schon über 25 Jahre im Stahlgeschäft unterwegs, habe dort meine Ausbildung gemacht und im Endeffekt für mich war so der ausschlaggebende Punkt, seitdem sich die Weltwirtschaft immer schneller bewegt. Das heißt, als ich gelernt habe und die Jahre danach, es gab immer ein Jahr des Booms, ein Jahr der Rezession, ein Abschwung, ein Aufschwung. Nur die letzten Jahre war so, dass der Markt sehr schnelllebiger war, unübersichtlicher. Da war es mir eigentlich klar, dass ich die Daten brauche, um mit Erfahrung schneller Rückschlüsse daraus zu sehen, weil man einfach diese Nischen so nicht erkennen kann und dafür brauche ich halt die KI, die mir mal Muster rausgibt, die ich dann sonst nicht erkennen würde.

Ulf Valentin: Kannst du vielleicht die Situation beschreiben, bevor dir das aufgefallen ist? Also wo genau glaubst du, können Daten und könnte KI und Technologie helfen, um vielleicht auch mal ein Beispiel gerne zu geben, woran man das merkt?

Marco Altenhöfer: Nehmen wir es mal so, also der Verkauf, speziell auch in Richtung B2B, ist sehr reaktiv. Das heißt, man reagiert dann wieder auf Situation, passt sich dann an und verkauft dann wieder ab. Mit KI habe ich dann festgestellt für mich, wenn man vorausschauender schon planen kann, auch dann Situationen mit einschließen lassen kann, wie die gerade auch geopolitisch passieren, dass man dann sich schon darauf vorbereiten kann, okay, jetzt meinen Verkauf wird in Asien zurückgehen und ich kann mich dann wieder lokalisieren in Richtung Europa und dort auch wieder Absatzmärkte finden. Zusätzlich auch die Geschwindigkeit in Richtung Recherche, die ich sehr stark finde, weil ich dann nicht mehr verschiedenste Excel-Tabellen durcharbeiten muss oder auch Mitarbeiter sich dann Webseiten angucken, sondern dass das dann die KI übernehmen kann und man wieder im Verkauf auch Zeit hat für wertschöpfende Tätigkeiten.

Ulf Valentin: Wie ist denn euer Vertrieb aufgebaut?

Marco Altenhöfer: Wir haben einen lokalen Vertrieb, das heißt, wir sind an unserem Standort, also zentralisiert und verkaufen von dort dann weltweit. In gewissen Gebieten haben wir dann Agenten oder sogenannte Handelshäuser, die für uns dann nochmal zum Kunden wertschöpfende Tätigkeiten wie in Richtung Lagerung, Sägen, aber dann auch Agenten, die für uns unter der Flagge der GMH-Gruppe dann arbeiten.

Ulf Valentin: Okay, das heißt, das ist auch ein indirekter und ein Direktverkauf?

Marco Altenhöfer: Ja, beides.

Ulf Valentin: Muss gesteuert werden. Jetzt habe ich am Anfang ja so ein bisschen dieses Beispiel mal gebracht, was ich selber erfahren habe. Kommt dir das bekannt vor?

Marco Altenhöfer: Auf jeden Fall, weil oft ist es so, man hat SAP oder IT-Systeme, die losgelöst voneinander arbeiten. Also gerade schon gesagt, SAP gibt es sehr häufig, um Aufträge im Empfang zu nehmen, dann auch sage ich mal Richtung Produktion dann weiterzuverarbeiten. Es gibt dann in Richtung des Verkaufs, zum Beispiel ist es bei uns ein CRM-System, das dann wieder zum Teil losgelöst vom SAP arbeitet. Oft hat man dann noch ein weiteres IT-Programm, wo man Auswertungen mit laufen lässt und wie du vorhin schon erwähnt hast, nutzt man häufig dann nicht alle Daten, nur singulär in den Abteilungen in dem System, wo man gerade schwerpunktmäßig unterwegs ist. So wenn ich das jetzt bei mir sage, Angebotserstellung ist dann sehr stark das CRM. Das heißt, man ist dann losgelöst, wieder oder losgekoppelt von dem SAP, sodass man die Auftragsdaten, die ganze Abwicklung, dann dort erst mal nicht sieht und hat dann wieder ein drittes System, was dann mit diesen Auswertungen von beiden versucht, die Daten zu verknüpfen.

Ulf Valentin: Und wenn das nicht passiert, dann hat man keine Transparenz eigentlich.

Marco Altenhöfer: Richtig, plus es kommt auch dazu, es werden ja immer die Daten abgefragt, die man dann selber haben möchte oder die auch von Führungsebenen dann angefragt werden. Es geht ja nicht, da rein schon vorausschauend Daten weiter zu komprimieren oder noch weiter zu extrahieren, um vielleicht Sachen für die Zukunft daraus zu lesen. Wie verändert sich ein Trend beim Produkt XY? Und das schafft man dann nur, was du vorhin auch schon mal sagst, ist, die Daten zu nutzen, aber auch erst mal eine gute Datenqualität auch vorzufinden.

Ulf Valentin: Ist das bei euch schon verknüpft sozusagen? Also sind diese Silos noch existent oder habt ihr schon ein integratives System?

Marco Altenhöfer: Das, was ich gerade sagte mit diesem Auswertetool, dass wir die Welten miteinander verknüpfen, aber auch da muss ich gestehen, wir müssen auch noch Datenqualität verbessern, wir sind schon recht weit. Aber je genauer ich die KI nachher anspielen möchte, umso höher muss meine Datenqualität sein. Das heißt, wenn ich einen Auftrag ausschreibe und dort gewisse Merkmale vielleicht nicht zu 100 Prozent füllen kann oder sie auch nicht kenne vom Kunden und sie jetzt mal als unbekannt einpflege, gehe ich davon aus, dass die KI nachher auch daraus positive Ergebnisse erzielt, aber die vielleicht nicht richtig sind, weil sie halt mit unbekannt nichts anfangen kann. Das Gleiche aber auch im CRM, wenn ich dann Angebote auch dort nicht 100 Prozent ich pflegen kann oder sie nicht pflege, habe ich eine Datenbasis, worauf die KI nicht richtig arbeiten kann. Ich sage für mich immer, KI ist kein Pflaster. KI kann nur mit dem, was sie vorfindet, das verbessern oder verschlechtern. Das heißt also gute Organisation oder gute Datengrundlage wird noch effektiver. Schlechtere wird eigentlich noch chaotischer.

Ulf Valentin: Ja, das kann ich auf jeden Fall bestätigen. Das heißt, wir sind jetzt ja in diesem Daten-Layer der Revenue-Architektur unterwegs. Bevor wir gleich noch ein Level höher gehen auf das Thema Prozessebene, gucken wir uns noch mal diese Datenebene an. Also wir haben jetzt schon festgestellt, es gibt diese verschiedenen Systeme, wo Informationen liegen, die oftmals nicht miteinander verknüpft werden, zum Beispiel Aufträge, Kundendaten und dann vor allen Dingen die Gänze der Daten. Also dass alle Parameter auch dort hinterlegt sind, die ich brauche. Denn am Ende möchte ich Auswertung machen. Ich möchte verstehen, wie der Markt tickt. Ich möchte eine Transparenz haben, um jedem eigentlich die Möglichkeit zu geben, mit dem Kunden bestmöglich zu arbeiten oder mit möglichen Kunden bestmöglich zu arbeiten. Jetzt so ein bisschen deine Einschätzung, wenn wir uns nochmal mit dem Thema Qualität der Daten beschäftigen. Was macht Qualität aus und worauf müsste man jetzt schon achten, damit man später mit einer KI möglicherweise auf die Daten zugreift? Also kannst du da ein bisschen aus dem Nähkästchen plaudern, was ihr tut, zum Beispiel, um diese Datenqualität schon so aufzubauen, dass ihr eben später damit mit einer KI auch gut arbeiten könnt.

Marco Altenhöfer: Wichtig ist es im ersten Schritt für sich festzustellen, welche Merkmale habe ich, in welchem System. Dann auch die aktuelle Grundlage oder auch Qualität festzustellen. Bin ich bei 50%, bin ich bei 80% meiner Datenqualität. Und diese ist natürlich auch von Führungsebenen nach unten weiterzugeben, dass das wichtig ist. Aber auch da das Gefühl zu geben, nicht einfach nur abzuarbeiten, sondern dass auch in der Zukunft mit diesen Daten gearbeitet wird. Weil nicht, dass das Gefühl entsteht, okay, ich mache jetzt etwas, um etwas zu erfüllen, sondern ich mache etwas, damit auch nachher dort Ergebnisse bei rauskommen. Das ist sehr, sehr wichtig. So kriegt man auch eine bessere Datenqualität hin. Das heißt, ich muss es von oben vorleben. Nur so kann ich das auch in das Tagesgeschäft der Mitarbeiter und Mitarbeiterin reingeben. Immer wirklich noch mal explizit auch nachzufragen, wenn mir irgendwas nicht vorliegt. Vielleicht noch mal dort mit dem Kunden zu sprechen, zu sagen, hey, was ist das denn für ein Produkt, was ist für eine Endanwendung, wo geht das vielleicht rein, um diese Informationen nochmal reinzukriegen ins Angebot oder in den Auftrag, um das nachher rauszuziehen und auch wieder Entwicklungen im Markt dann festzustellen bei den Produkten oder auch bei dem Kunden.

Ulf Valentin: Kannst du ein Datenbeispiel nennen? Das, was du gerade angesprochen hast, sind quasi mehr Informationen über den Kunden und den Anwendungsfall. Wäre das Daten, die, wenn sie vollständig erfasst sind, die Datenqualität erhöhen?

Marco Altenhöfer: Genau. Also bei unseren Aufträgen ist es so, was sehr, sehr standardmäßig ist. Es ist die Güte, es ist die Abmessung, es ist die Länge, dann die Bündelung. Das ist Standard, das muss drin sein, sonst können wir es nicht produzieren. Aber dann gibt es noch so, sagen wir mal, neben Information. Bei uns, wir nennen das sogenannte MAP-Struktur, Markt, Anwendung, Produkt, dass wir dann sagen, okay, in welchem Markt geht es rein? Ist es jetzt Pkw, ist es in Richtung NFZ, also in Richtung, oder sind wir in Richtung Energie unterwegs, dass es eine Schraube ist? Oder gehen wir dann in Richtung Produkt? Es ist eine Schraube, ist es dann ein Antriebsstrang, es ist ein Pleuel. Und das wollen wir genauer wissen, weil dann können wir auch Veränderungen im Markt verstehen, zum Beispiel jetzt auch mit der Elektrifizierung. Okay, es wird weniger bei dem Produkt, dass wir das ein bisschen auch vorher schon für uns im Vorfeld sehen. Oder bei anderen Produkten, es werden jetzt mehrere Windparks gebaut, also müssten wir bei den Schrauben auch einen Anstieg nach oben sehen. Und das können wir halt nur rausfiltern, wenn wir zu diesen Standardmerkmalen, was ich vorhin sagte, mit Güte, Abmessung, Länge, auch noch Zusatzinfos haben. Die müssen wir aber für uns definieren.

Ulf Valentin: Ja, okay. Ja, also ich glaube dann lohnt es sich tatsächlich mal in die nächste Ebene zu gehen, weil wir haben jetzt im Prinzip einmal das Thema Daten uns angeschaut und haben jetzt festgestellt, ah, müssen die Daten vorhanden und verknüpft sein. Auf der anderen Seite brauchen wir eine gewisse Datenqualität. Und jetzt hast du es ja schon angesprochen. Einerseits muss jemand in dem Vertriebsprozess oder Vermarktungsprozess diese Daten auch nutzen. Also nur alleine die Transparenz bringt es ja nichts. Siehe mein Beispiel am Anfang. Und auf der anderen Seite, das finde ich jetzt auch interessant, du hast gesagt, wir müssten die Kollegen dazu bringen, dass sie diese Daten auch einsammeln. Also am Markt diese Daten erfragen, wissen welche Daten notwendig sind. Und da kommen, glaube ich, relativ schnell zum Thema Mindset. Also wie schaffe ich es, dass die Vertriebsorganisation oder alle, die an dem Marktangang mitarbeiten, das verstehen und auch danach handeln. Vielleicht können wir da mal einsteigen. Was denkst du, ist erstmal grundsätzlich notwendig von der Kultur her, um das zu bewerkstelligen. Ich finde das ja ganz interessant, in der Stahlindustrie jetzt mal da rein zu gucken, weil wie flexibel ist der Stahl, ist die Stahlindustrie, um das zu bewerkstelligen. Weil oftmals sind das ja auch gelernte Vertriebsstrukturen, Muster und die aufzubrechen, stelle ich mir jetzt gar nicht so einfach vor.

Marco Altenhöfer: Das ist richtig, aber glaube vieles liegt am eigenen Ego. Das, was ich vorhin sagte, wenn man jahrelange Erfahrung hat, man muss über seinen eigenen Schatten springen. Man sagt ja oft so, aus dem Bauchgefühl habe ich die Entscheidung getroffen, was dann auch sehr häufig richtig ist, weil Bauchgefühl ja Erfahrung heißt. Ich sehe KI nicht als Ersatz, sondern für mich ist KI, dass ich ein zweites Paar Augen habe, um mal genauer hinschauen zu können und vielleicht auch Muster, wie vorhin schon gesagt, besser erkennen kann, die ich sonst nicht gesehen hätte.

Marco Altenhöfer: Oder auch KI als Assistent, der mir gewisse Sachen abnimmt, dass ich Zeit habe, mehr zu analysieren, Entscheidungen zu treffen oder auch beim Kunden zu sein. Das heißt, man muss KI als Unterstützung sehen und nicht als Gegner oder als Problem. Und dann komme ich auch schon sehr schnell in die Umsetzung, das zu nutzen.

Ulf Valentin: Und jetzt sage ich mal, jenseits von KI, wenn wir jetzt einfach nur mal das Beispiel von Anfang nehmen, also die Daten sind vorhanden, nutzt die Daten bitte, um auch danach zu handeln. Ich sage jetzt mal, du hast es ganz am Anfang gesagt, von nicht nur reaktiv zu handeln, sondern eigentlich aktiv oder proaktiv zu handeln. Also ist das etwas, wo du sagen würdest, da ist der Vertrieb in der Stahlbranche, ist es eigentlich schon proaktiv? Oder wenn es nicht so ist, was muss man tun oder was kann man tun, um dahin zu kommen?

Marco Altenhöfer: Man muss bei sich selber anfangen. Das heißt, selber erst mal seine Prozesse, die man früher hatte, über Bord werfen zu, weil man wurde für das, was man jetzt schon lange gemacht hat, wie man lange jetzt die Prozesse hatte gelobt, man hatte Erfolge. Man muss sich jetzt einfach umstellen. Das heißt, ja, es wird weiterhin auch diesen Handschlag geben, es wird Vertrauen und Beziehung geben. Aber das heißt, da sich der Markt einfach so schnell ändert, muss ich auch meine Prozesse ändern. Ich muss das neu denken und vorhin sage ich auch schon mal, mehr vorausschauend agieren. Und da ist die Stahlindustrie gerade auf diesem Wendepunkt, weil sich einfach die normalen Vertriebsprozesse gerade radikal verändern. Und da müssen wir jetzt alle daran arbeiten, zu sagen, okay, diesen Weg gehe ich, aber ich nehme mich auch selber dann in die Pflicht, damit zu gehen. Und im Endeffekt, für mich wird in Zukunft beides benötigt. Das heißt, die Erfahrung und die Daten.

Ulf Valentin: Jetzt bist du in der Vertriebsleitungsfunktion. Hast du dann dadurch signifikant mehr Arbeit? Weil ich kann mir schon vorstellen, dass diesen Mindset Change, diese Transformation zu starten, wie du es jetzt erklärst, die Leute mitzunehmen, heißt ja auch schon, dass du wahrscheinlich viel Zeit investieren musst in die Kommunikation.

Marco Altenhöfer: Das ist richtig in die Kommunikation, aber ich bleibe dabei, dass selber vorzuleben, nimmt schon sehr viel Zeit von einem runter, weil man dann mit gutem Beispiel vorangeht und man merkt, dass mehr Leute auch diesen Weg dann mitgehen, weil sie dann sehen, was passiert, dass man auch am Ende weniger Zeit für diese nicht wertschöpfenden Tätigkeiten braucht, sondern sich dann wirklich auch wieder auf das Verkaufen, auf die Beziehung, auf den Kunden und auch später in Lösungsorientierten Verkaufen wiederfindet und nicht abarbeiten von Angeboten und schnell, schnell raus.

Ulf Valentin: Habt ihr eure Verkaufsart, also geändert, also seid ihr von einem produktorientierten Verkauf zu einem lösungsorientierten Verkauf geworden oder seid in der Transformation?

Marco Altenhöfer: Wir befinden uns jetzt gerade in der Transformation und wo wir KI sehr stark jetzt einsetzen werden ist, dass in Richtung der Neukundenakquise wirklich Zeit rauszunehmen, wofür sehr viele Mitarbeiter dann Zeit investiert haben, um Webseiten durchzuschauen, Marketing-Listen, Datenbanken zu durchwühlen, dass wir das in der Zukunft mit der KI machen wollen, um noch schneller und aktiver auf dem Markt zu sein, um unsere Lösung, um unser Produkt dann an die Kunden zu bringen, um mehr Marktpräsenz und das, was ich auch schon sagte, enger am Kunden zu sein, mehr beim Kunden und nicht damit uns beschäftigen, CRM-Systeme zu pflegen, sondern das dann wirklich durch die KI helfen und da arbeiten wir jetzt gerade daran.

Ulf Valentin: OK, das heißt, die KI könnt euch helfen, diese Recherche abzunehmen. Ihr würdet aber sehr klar definieren müssen, was genau recherchiert werden soll. Aber diesen Kontext gebt ihr im Prinzip einmal mit und dann würde diese Recherche stattfinden, welche Kunden sind relevant? Welche Kunden wäre welcher Anwendungsfall vielleicht relevant? Welchen Produkten könnte ich bei diesem Kunden geben, falls landen? Wer ist das? Wie komme ich daran? Also all diese Informationen, um eine Neukundengewinnung zu tun. Das verstehe ich auf der anderen Seite, wenn du jetzt gerade sagst, weniger Zeit, um die CRM-Systeme zu pflegen. Letztendlich irgendwer muss ja im Prinzip die Daten noch eintragen oder auch noch mal die Hoheit darüber haben, ob das von der Qualität her so passt. Also wie passt das zusammen?

Marco Altenhöfer: Das stimmt. Also wir sollten es immer so lassen, dass die KI, wie gesagt, unterstützt, entscheiden sollte nachher der Mensch, weil da ja auch viel da kommt wieder auch das Bauchgefühl oder die Erfahrung dazu zu sagen, passen diese Ergebnisse. Also man sollte jetzt nicht sagen, ich vertraue der KI blind.

Marco Altenhöfer: Das heißt, das, was sich, was ausgespuckt oder aufgefüllt wird, sollte dann schon noch mal mit wirklich Menschenverstand drüber geschaut werden und zu sagen, das passt oder das passt vielleicht nicht aufgrund folgender Situationen, Beziehungen, Vertrauen, was man dann einfach hat und zu sagen, da ist grad ein Fehler dran.

Ulf Valentin: Ähm, wenn wir jetzt noch mal so ein bisschen auf die Systeme gehen, also wir haben durch die KI, wie du es jetzt gerade sagst, ja die Möglichkeit, Daten transparent vielleicht zu machen, die vorher gar nicht da waren, jetzt gar nicht eure eigenen, sondern in dem Falle eigentlich Marktkundendaten. Ist jeder deiner Vertriebsleute sozusagen wartet schon darauf, dass entweder endlich diese Daten verfügbar sind, damit man damit arbeiten kann oder muss man auch etwas tun, Aufklärungsarbeit, Change Management, um den Leuten das schmackhaft zu machen, damit zu arbeiten?

Marco Altenhöfer: Ich denke schmackhaft machen, weil einerseits ist auch gewisse Vorsicht und auch Angst dabei, weil ich finde oft auch in gewissen Organisationen das Gefühl entsteht, okay KI, da hat jemand was mit KI gemacht, das ist ja nicht sein Ergebnis, er hat geschummelt. Ich hatte bei einem Workshop oder Seminar, ich weiß nicht mehr genau, ein Zitat gehört, KI ist wie der Taschenrechner, also jeder benutzt einen Taschenrechner oder benutzt vielleicht auch Excel, um etwas auszurechnen, ist das alles gut, es ist trotzdem unser Ergebnis, aber jetzt auf einmal kommt die KI, die auch Recherche oder ein Ergebnis präsentiert, was aber trotzdem der Mensch ja noch mal prüfen muss, ob es richtig ist. Ich kann mich auf einem Taschenrechner ja auch vertippen, das heißt wir müssen das wirklich nicht als Problem sehen, dass das Ergebnis jemand anders gemacht hat, wichtig ist, dass wir das Ergebnis wirklich prüfen und da müssen wir die Leute mitnehmen, zu sagen, hört mal zu, das ist gut, dass ihr KI mit einbaut, dass ihr mit KI schneller werdet, smarter, präziser, aber ihr müsst das Ergebnis prüfen, weil das Ergebnis kann falsch sein, oder ihr müsst mit dem Ergebnis weiterarbeiten. Und das ist glaube ich der Weg, wo man die Leute einfach mitnehmen muss, um zu sagen KI ist nichts Schlechtes, aber wendet es an und wir müssen halt auch Rahmen- oder Leitplanken auch geben, die, sag ich mal, im Kontext der Firma stehen, um zu sagen, wie gehe ich auch mit so Themen wie Ethik um?

Ulf Valentin: Darf ich denn als Vertriebsmitarbeiter bei euch, also habe ich Zugang zu allen Systemen, wo Daten verfügbar sind vom CRM-System, wo wir am Anfang drüber gesprochen haben, oder ERP, egal wo jetzt halt die Daten liegen, als auch eine KI, die ich nutzen kann.

Marco Altenhöfer: Im Moment nutzen wir Copilot, das heißt, wir wollen für uns erst mal als GMH-Gruppe sehen, dass keine Daten rausgehen, dass Copilot mit unseren Daten halt lernt, aber das Wissen bei uns bleibt. Das heißt, also wir haben jetzt nicht auf alle KI-Systemen Zugang, aber wir arbeiten jetzt sehr stark mit dem System Copilot dann.

Ulf Valentin: Und da hat jeder Zugang drauf und kann das so nutzen, wie er das für sich.

Marco Altenhöfer: Genau, wir haben das Mitte auch ins CRM mit eingebaut, um auf solche Themen da, das ist vorhin schon mal angesprochen. Wir wollen einfach so wie Besuchsberichte das vereinfachen, dass man jetzt nicht ein oder zwei Stunden braucht, um Besuchsbericht, sondern dann auch schon mal angefüttert werden kann durch KI. Aber es bleibt trotzdem weiter dabei, dass ich das dann nochmal durchlesen muss, weil das kann ja vielleicht etwas Falsches reingekommen sein oder die KI hat sich ein ähnliches Unternehmen gesucht, was namentgleich ist, vielleicht am anderen Ort sitzt. Deswegen immer prüfend drüber, aber ich spare halt einfach Zeit. Und das versuchen wir halt jetzt gerade. Und deswegen ist Copilot mit dem CRM auch verknüpft.

Ulf Valentin: Seht ihr schon Erfolge oder seid ihr gerade erst in der, sag ich mal, der Rollout-Phase?

Marco Altenhöfer: Wir sind in der Rollout-Phase. Wir sehen aber schon zeitlich, was das Thema Besuchsberichte auch, dass wir sie von unterwegs sprechen können und dann mitgeben können. Okay, erweitern wir das um die Firmendaten eines Unternehmens, Mitarbeiteranzahl, Umsätze, KI sucht dann schon mal alles raus. Das heißt, ich kann auch beim Kunden mich vielmehr aufs Gespräch konzentrieren und muss vielleicht bei einer Unternehmenspräsentation jetzt nicht immer mich abgelenkt und wieder mitschreiben, sondern sagen, okay, das sucht mir nachher die KI nochmal dazu. Und spare dann, wenn ich wieder im Büro bin, natürlich extrem Zeit. Ich lese dann nochmal 10, 15 Minuten drüber und kann trotzdem dann, falls ich es vorher mit dem Tagesgeschäft nicht geschafft habe, eine Woche später den Besuch, weil der da schon im CRM liegt, noch einmal drüberlesen und in die Organisation geben, damit da weitergearbeitet werden kann. Also zeitlich merken wir schon was, aber wir sind gerade im Rollout.

Ulf Valentin: Also aus meiner Erfahrung haben auch schon viele Sales-Assistenten gebaut für Unternehmen, weil genau das natürlich ein Thema ist. Also wenn ich mir in der Revenue-Architektur jetzt das anschaue, wie kriege ich gute Daten ins System. Man muss es vielleicht noch radikaler sagen, wie kriege ich überhaupt Daten ins System, weil CRM-Systeme werden nicht immer ganz, ganz gerne genutzt oder eben nur sehr rudimentär, was Daten angeht. Unser Sales-Assistent oder Sprach-Assistent kann natürlich extrem helfen. Meine Erfahrung oder unsere Erfahrung ist, dass die Adaption der springende Punkt ist. Also da bin ich jetzt sehr gespannt, wie ihr das macht. Die Adaption entscheidet letztendlich, ob so eine Lösung, eine KI-Lösung, jedwede Lösung wirklich nachhaltig einen Nutzen bringt. Weil wenn die Adaptionsrate zu gering ist, das gilt ja auch für CRM-Systeme, dann habe ich vielleicht ein teures System eingeführt oder es war sehr aufwendig, das einzuführen und am Ende ist die Nutzungsrate nur 20, 30 Prozent, dann ist auf jeden Fall schlecht. Das heißt, wir haben die erfolgreichsten Projekte, wo wir sehr viel, sehr früh mit den Leuten daran arbeiten. Wie wollt ihr das nutzen und was ist das Element am Ende, was euch dazu bringt, wirklich diese neuen Technologien auch zu nutzen? Angst haben wir eben auch, können wir gleich noch mal drüber sprechen, aber jetzt mal unabhängig wirklich von diesem Thema Technologieangst, eher der Nutzen in meiner täglichen Arbeit. Wie macht ihr das? Bindet ihr die Leute von vornherein ein oder was ist so dein Erfolgsgeheimnis dahinter?

Marco Altenhöfer: Also unser Erfolgsgeheimnis ist dabei, dass wir erst mal für uns angefangen sind, zu sagen, okay, wo haben die Mitarbeiter, Mitarbeiterinnen, lassen sie sehr, sehr viel Zeit, so dass wir sie in Richtung des Verkaufs nicht beim Kunden haben oder schon bei weiteren Akquisegesprächen. So, das haben wir analysiert und haben halt festgestellt, dass wir viel Zeit haben in Richtung der Vorbereitung des Besuchs und auch der Nachbereitung. Und da sind wir jetzt erst mal, also auch das System müssen wir und wollen wir auch noch mal verbessern, sind aber den ersten Schritt gegangen, wie können wir die Zeit nutzen, wenn jemand von einer Reise wieder zurück, entweder im Auto oder am Flughafen ist, sagen wir mal diese etwas tote Zeit, natürlich telefoniert man auch mal zwischendurch, also man ist da nicht komplett ohne Arbeit, aber wenn ich dann trotzdem mal eine halbe oder auch eine Stunde mal Zeit habe, wie können wir die nutzen, dass jemand sofort seine Erkenntnis aus einem Besuch niederschreiben kann, aber auch gleichzeitig anreichern kann, um zu sagen, okay, ich komme zurück ins Büro und muss mich jetzt nicht Stunden damit auseinandersetzen oder ich habe etwas vergessen aus einem wichtigen Gespräch, sondern wie, ich finde das schon vor und muss es eigentlich nur noch verfeinern. Und da haben wir jetzt im ersten Schritt die Leute mitgenommen, als es fertig war und zu sagen, hört mal zu, ihr habt vorher so und so viel Zeit, bitte probiert das mal aus und uns hat es dann, sag ich mal, recht gegeben, weil die Leute gemerkt haben, okay, ich kann entscheiden, wenn ich unterwegs Luft habe, spreche ich das schon mal vor und lasse das anreichern und sehe nachher meinen Erfolg in Richtung der eingesparten Zeit, weniger Druck, wenn ich zurück komme ins Büro. Der nächste Schritt, den du ansprichst, ist jetzt wichtig, jetzt die Leute mitzunehmen und zu sagen, welche Struktur wollt ihr eigentlich haben? Wie soll das Layout aufgebaut werden? Welche Punkte wollen wir alle zusammen, sag ich mal, auch erfragen? Weil wir möchten schon, dass nachher aus dem Besuchsbericht auch wieder das CRM gefüttert wird über die Punkte, die wir beiden vorhin besprochen haben, in Richtung dieser sogenannten Markt-Anwendung-Produkt. Und das müssen wir jetzt im nächsten Schritt aber dann zusammen und zu sagen, auch die Akzeptanz ist danach, dass dieses auch wirklich eingesprochen wird.

Ulf Valentin: Ja, okay, das heißt, ich höre jetzt mal raus, die Adaption ist eigentlich sehr hoch im Initialfall. Und jetzt geht es darum, wie können wir weitere Daten anreichern? Und das ist dann quasi der nächste Schritt, die Kollegen dann da mitzunehmen. Finde ich sehr spannend und im Prinzip macht ihr eigentlich zwei Sachen gerade parallel, wenn ich das so feststelle. Also einerseits transformiert ihr euch Richtung eher Richtung Lösungsverkauf und auf der anderen Seite versucht ihr eben auch, die Technologie mehr KI einzusetzen, um Prozesse besser zu machen. Und vielleicht ist das auch gerade das ein Erfolgsgeheimnis von dir, dass ihr eben nicht versucht, die Sachen breit zu treten und nacheinander zu machen, sondern direkt mehrere Themen miteinander kombiniert, damit man eben schneller auch einen Schritt nach vorne machen kann. Ja, vielleicht so Richtung Zielgerade unseres kleinen Formates.

Ulf Valentin: Es ist ja schon eine digitale Transformation, die ihr im Prinzip dort macht. Und ja, ihr habt gewachsene Strukturen. Ihr habt sicherlich auch eine historisch gewachsene IT-Landschaft. Das geht ja meistens einher. Die Menschen sind wahrscheinlich auch in den Prozessen schon ziemlich lange unterwegs. Ich erlebe häufig, dass eben Technologie meistens nicht der springende Punkt ist, das Schreitanz, sondern eben eher die Menschen, die damit umgehen müssen. Deswegen nochmal die Frage an dich konkret, wie gestaltest du oder ihr als Gruppe auch gerne diesen gesamten Transformationsfahrt?

Marco Altenhöfer: Wir wollen die Leute früh mitnehmen. Das heißt, wirklich dann auch informieren, so wie jetzt mit diesen Besuchsberichten als Beispiel, dass man dann offen drüber spricht, nicht irgendwas zur Verfügung stellt und die Leute dann alleine lässt, sondern sie dann auch mitnimmt und auch für Fragen dann offen ist, wenn es mal Probleme gibt, weil jedes neue System ist eine Veränderung und Veränderung ist erst mal unangenehm, weil man hat seinen Prozess, den man jahrelang gemacht hat. Der war auch gut, der war richtig. Jetzt muss man aber einen anderen Weg gehen, weil nochmal durch KI werden wir einfach schneller. Und das heißt frühzeitig kommunizieren, das dann auch, ob in Workshops oder durch das CRM durch Teams teilen, zu sagen, hier was Neues, kurze Präsentation, zehn, fünfzehn Minuten. Dann kommt man eher dahin, als die Leute mit einer Technologie. Hier bitte schön, da ist sie und man lässt sie alleine, weil das oftmals große Probleme, aber auch die Akzeptanz dann nicht da ist, weil gesagt wird, das funktioniert nicht. Das heißt, einmal probier ich es aus, geht nicht. Also gehe ich zum alten Weg zurück und zack, hast du zwei Welten. Das heißt, zehn Mitarbeiter machen die Neue, zehn die Alte. Und das heißt, dass der Output ist nichts dann.

Ulf Valentin: Ja. Ich beobachte, dass es meistens eine Person gibt in den Unternehmen, wenn nicht sogar eine Gruppe von Personen, die diesen Transformationsweg begleiten, beschleunigen. Manche geben dem einen konkreten Titel, Chief Digital Officer zum Beispiel oder Transformation Officer. Oder ist es einfach die Arbeitsgemeinschaft, Digitalisierung. Wie ist das bei euch und wie bist du dort drin verortet?

Marco Altenhöfer: Bei uns würde ich so sehen, dass wir immer so kleine Teams haben. Weil das heißt, die Logistik hat mal einen Punkt, den sie digital nach vorne bringt. Der Verkauf hat dann einen Punkt, der nach vorne die Finanzabteilung. Das heißt, es sind immer kleine Gruppen, die sich dort dann auch mit unserer IT, aber auch mal mit externer Unterstützung. Weil auch das, was du vorhin schon mal gesagt hast, muss ja nicht alles inhouse sofort im Unternehmen sein, sondern man prüft auch mal was, also sogenanntes Proof-of-Concept. Funktioniert das überhaupt? Das lässt man dann erst mal extern. Aber wichtig, was wir mal, wir wollen immer wirklich Erfahrung aus den Fachbereichen. Und die sind dann in solchen Projekten unterwegs, um auch sofort zu sehen, wie könnte das auch ein Tagesgeschäft dann funktionieren, damit wir auch da schnell dann die Akzeptanz, dass es nachher auch im Tagesgeschäft läuft. Das heißt, wir haben immer so kleine Gruppen, spezifische Gruppen, Experten, die dann für so ein Thema mitarbeiten, bevor es dann ausgerollt wird in der Gruppe oder im Unternehmen.

Ulf Valentin: Wenn ihr dann auch mal externe dazunehmt, habt ihr dann auch ein gewisses Budget, das ihr nutzen könnt?

Marco Altenhöfer: Genau, wir wollen das vorher halt schätzen oder auch wird dann, sag ich mal, so eine Art Budgetschätzung gemacht, dass wir dann das Projekt auch intern vorstellen und dann zu sagen, okay, das ist unser Proof-of-Concept. Das würde das und das kosten. Ziel ist folgendes. Und dann natürlich mit Zeitrahmen, das lassen wir uns dann intern freigeben und dann wird dieses Projekt abgearbeitet.

Ulf Valentin: Und wenn es scheitert?

Marco Altenhöfer: Auch da muss man, sag ich mal, für sich dann wirklich analysieren. Warum ist es gescheitert? Also, das heißt, man hat ja nachher diesen Endtermin oder man merkt auch schon zwischendrin, okay, da haben wir uns wirklich verrannt. Das heißt natürlich auch da Report abgeben in Richtung des Projektverantwortlichen und zu sagen, okay, das war das Budget. Ziel war hier. Wir kommen da aber nicht hin aus folgenden Gründen. Das ist ja kein Schalter, sondern, sag ich mal, auch ein Realisieren funktioniert oder muss man einen anderen Weg gehen. Also, von daher auch da klares Feedback. Und dann wird entschieden, okay, vielleicht das Projekt erstmal an der Seite lassen, weil wir noch keinen zweiten oder anderen Weg für uns haben und dann wird ein weiteres Projekt dann nach vorne, wo man vielleicht für sich mehr Erfolg dann sieht. Deswegen ist es immer gut, über so eine Art Proof of Concept zu gehen. Nicht gleich das ganze Projekt zu planen, sondern auch erst mal in einem kleinen Budget zu gucken. Kriegen wir denn eigentlich unser Ziel daraus, was wir uns erträumt haben? Weil KI, viele träumen sehr groß, aber man muss erst mal in kleinen Schritten auch denken und gucken, was machbar ist mit der vorhin erwähnten Datenqualität.

Ulf Valentin: Ja, das kann ich sehr unterstreichen. Zumal die Erwartungshaltung an KI immer gigantisch ist, das finde ich, also weil man es ja selber schon ausprobiert hat. Und welche Arbeit eigentlich dann darin steckt, diesen Kontext überhaupt herzustellen, dass die KI bestimmte Themen tut, also, indem wir jetzt mal Reisebericht aufnehmen, klingt so trivial, aber ich muss ja verstehen, was wird dort eingesprochen und das muss in die richtigen Felder wiederum übersetzt werden. Und dafür muss ich erstmal verstehen, wie funktioniert das, wie funktioniert die Datenarchitektur hinter so einem Reisebericht, wie identifiziere ich Produkte, Kunden eindeutig, sodass ich nachher sagen kann, okay, ich war bei diesem einen Ansprechpartner, bei diesem einen Kunden, das ist gar nicht so trivial, deswegen kann ich das nur bestätigen. Und finde es schön, dass auch gerade aus dem Vertriebsbereich, ihr sagt Proof of Concept, also wir probieren das aus, wir gehen nicht die komplette Lösung, weil manchmal hat die KI natürlich sozusagen so eine hohe Sogwirkung, die sie erzeugt, dass man sagt, okay, ich warte jetzt gar nicht, ich weiß, die KI macht irgendwas Magisches, wir implementieren, sondern wirklich zu sagen, testen, testen, testen und herausfinden, können wir das so und auch diesen Use Case machen. Ja, damit sind wir schon am Ende. Vielen Dank, Marco, für deine Insights aus der Stahlindustrie und dem Vertrieb. Ich habe viel mitnehmen können. Da bedanke ich mich bei dir und wünsche dir noch weiterhin viel Erfolg.

Marco Altenhöfer: Vielen Dank, Ulf.